Politique lanceurs d’alerte

La présente politique définit et informe les travailleurs (salariés , bénévoles, candidats et stagiaires) et tous autres lanceurs d’alertes (collaborateurs indépendants, sous-traitant, partenaires, fournisseurs, actionnaires, administrateurs, etc.) éventuels et réels, ci-après désignés les « lanceurs d’alertes » de la manière dont la SA « Les Carrières de la Pierre Bleue Belge », ci-après désignée « l’entreprise » gère les signalements internes des lanceurs d’alertes et met à disposition des outils de signalement interne.

La présente politique est adoptée en application de la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé.

La présente politique a été adoptée après concertation sociale avec les organismes compétents au sein de l’entreprise (Conseil d’entreprise).

1. La ou les personne(s) de confiance

La personne autorisée et désignée pour la réception, le suivi et la gestion des signalements est : Valérie Roucloux ci-après dénommée « la personne de confiance ». L’ensemble des personnes réalisant l’enquête et les actions de suivi sont soumises à une obligation de confidentialité. Le gestionnaire de signalements de première ligne traite les signalements en toute impartialité et en stricte indépendance, sans droit de regard de la part de la hiérarchie.

2. Champs d’application de la politique

La présente politique s’applique aux signalements relatifs aux infractions potentielles dans les matières suivantes :

marchés publics ;
services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
sécurité et conformité des produits ;
sécurité des transports ;
protection de l’environnement ;
radioprotection et sûreté nucléaire ;
sécurité des aliments destinés à l’alimentation humaine et animale, santé et bien-être des animaux ;
santé publique ;
protection des consommateurs ;
protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d’information ;
fraude fiscale ;
fraude sociale ;
intérêt financier de l’union européenne, marché intérieur (y compris les infractions en matière de concurrence et d’aides d’Etat).

En cas de doute concernant l’entrée d’un signalement dans le champ d’application de la présente politique, il est recommandé d’effectuer malgré tout le signalement en interne en suivant la procédure mentionnée au point 4. En effet, tous les signalements feront l’objet d’une première évaluation afin de s’assurer qu’ils entrent dans le champ d’application tel que décrit au point 2. Le lanceur d’alerte sera informé du résultat de cette première évaluation. Dans le cas où le signalement n’est pas couvert par la présente politique et sauf opposition du lanceur d’alerte dans les 5 jours de la réception de l’e-mail informatif, le signalement sera transféré aux instances internes ou externes compétentes.

3. La protection du lanceur d’alerte

3.1 Conditions à respecter par le lanceur d’alerte

Le lanceur d’alerte bénéficie de la protection prévue par la législation pour autant :

qu’il ait eu des motifs raisonnables de croire que les informations signalées sur les violations étaient véridiques au moment du signalement et
qu’il ait communiqué des information qui entrent dans le champ d’application de la présente politique (point 2) ;
qu’il ait effectué un signalement conformément à la procédure prévue au point 4 ou toute autre procédure prévue par la loi.

3.2 Protection mise en place par l’entreprise

Les mesures de protection suivantes ont été mises en place :

l’identité confidentielle ou l’anonymat du lanceur d’alerte ;
l’absence de représailles à l’encontre du lanceur d’alerte et des personnes qui lui sont liées ;
des mesures de soutien.

Confidentialité et anonymat
Conformément aux dispositions légales, l’identité du lanceur d’alerte sera traitée de manière confidentielle tout au long de la procédure, c’est-à-dire qu’elle ne sera pas divulguée à d’autres personnes que celles autorisées et reprises au point 1, sauf obligation légale ou consentement du lanceur d’alerte. En plus d’être protégé par la confidentialité, le lanceur d’alerte a la possibilité d’effectuer un signalement anonyme et de ne pas divulguer son identité tout au long de la procédure.
Malgré la réalisation d’une analyse scrupuleuse et raisonnable de l’entreprise, il peut arriver que le choix de l’anonymat lors d’un signalement limite l’enquête et les actions à entreprendre.

Absence de représailles
Le lanceur d’alerte et les personnes qui lui sont (aidant, famille, etc.) ne peuvent faire l’objet de représailles à la suite du signalement. Sauf s’ils sont dûment justifiés, constituent par exemple des actes de représailles :

un licenciement ;
une suspension ;
une réduction du salaire ;
un refus de renouveler un engagement ou un contrat ;
une dégradation ou un refus d’accorder une promotion ;
une modification des horaires ou du lieu de travail ;
un transfert de fonctions ;
une suspension des formations ;
des évaluations défavorables ;
le refus d’octroyer un congé ;
la mise en place d’un environnement inconfortable ;
les mesures disciplinaires, réprimandes ou toutes autres sanctions ;
le harcèlement ;
la discrimination ;
l’intimidation ;
l’atteinte à la réputation ;
les voies de fait qui visent à punir ou à dissuader de continuer à collaborer à une enquête, un audit ou un autre mode d’investigation en cours ;
la résiliation anticipée d’un contrat relatif à la fourniture de biens ou à la prestation de services ;
etc.

Mesures de soutien
Les mesures de soutien suivantes peuvent, le cas échéant, être mises en place par l’entreprise :

des conseils techniques à l’égard de toute autorité concernée par la protection du lanceur d’alerte ;
des mesures de soutien technique, psychologique, social ou médiatique.

L’Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains (IFDH) est également chargé d’apporter un soutien au lanceur d’alerte sous certaines conditions. Il offre les formes de soutien suivantes aux lanceurs d’alerte :

une assistance et des conseils juridiques ;
un soutien financier dans le cadre de procédures judiciaires, sous certaines conditions ;
un soutien social ;
une assistance psychologique ;
de l’aide pour interagir avec les médias ;
un soutien technique (IT).

Le lanceur d’alerte victime ou menacé de représailles peut introduire une plainte motivée auprès du Coordinateur fédéral qui lancera une procédure de protection extrajudiciaire. Il peut également introduire une action devant les tribunaux du travail.

4. Procédure de signalement interne

4.1. Introduction d’un signalement

Le lanceur d’alerte qui a connaissance ou a des motifs raisonnables de suspecter une violation dans le cadre des activités de l’entreprise est invité à le signaler directement à l’adresse mail : lanceurdalerte@pierrebleuebelge.be via le formulaire suivant .
Le lanceur d’alerte communique les faits, informations et documents utiles, sous quelque forme ou quelque support que ce soit, ainsi que les éléments permettant de prendre contact avec lui. L’identité du lanceur d’alerte et toute information susceptible de l’identifier seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Le lanceur d’alerte doit agir de bonne foi et l’alerte doit se fonder sur des motifs raisonnables. En cas d’alerte abusive ou de mauvaise foi (e.a. diffamation ou préjudice causé à autrui), le lanceur de l’alerte peut se voir infliger des sanctions disciplinaires et/ou pénales. Il est interdit de faire obstacle à un signalement sous peine d’encourir également des sanctions disciplinaires et/ou pénales.

4.2. Suivi du signalement

Une fois le signalement communiqué à la personne compétente, la procédure ci-après sera suivie :

Un accusé de réception est communiqué par e-mail (si une adresse électronique est précisée dans le formulaire) au lanceur d’alerte dans un délai de 7 jours à compter de la réception du signalement.
La personne de confiance, gestionnaire des signalements, procède à une évaluation de la recevabilité du signalement comme mentionné au point 2.
Si le signalement est recevable, à savoir qu’il entre dans le champ d’application de la présente politique, la personne de confiance mène une enquête, en toute indépendance. Elle dispose des pouvoirs les plus larges d’accès à l’information. En cas de conflit d’intérêts ou dans le cas d’affaires complexes, la personne de confiance peut externaliser la gestion du signalement à toute personne compétente.
Au terme de l’enquête, un rapport est adressé à la direction générale pour prise de mesures adéquates. En cas de conflit d’intérêt au niveau de la direction générale, le dossier est porté devant l’organe d’administration. En cas de conflit d’intérêt au niveau de l’organe d’administration, la suite à donner à l’enquête est déterminée par la personne de confiance aidée par un conseiller juridique externe.
Le lanceur d’alerte reçoit un e-mail de suivi l’informant du résultat final de l’enquête menée, des mesures décidées et prises par l’organe compétent ainsi que de la motivation de la décision finale. Le suivi est réalisé au plus tard dans les 3 mois de l’accusé de réception (ou dans les 6 mois dans les cas dûment justifiés).

4.3. Archivage des signalements

Les signalements et toute information en lien avec ceux-ci seront conservés dans un dossier spécifique sur le serveur de l’entreprise (avec accès limité et sécurisé) et dans le respect des exigences de confidentialité.

5. Signalement externe et divulgation publique

Outre la possibilité de procéder au signalement par voie interne comme exposé au point 4, le lanceur d’alerte dispose également de la possibilité d’effectuer le signalement via un canal externe ou par divulgation publique. L’entreprise encourage le lanceur d’alerte à suivre dans un premier temps la procédure de signalement interne mise en place avant de recourir au signalement externe afin de privilégier l’adoption des solutions au sein même de l’entreprise.
Pour effectuer un signalement externe, le lanceur d’alerte doit s’adresser :

au médiateur fédéral via le lien suivant
aux autorités déclarées compétentes par arrêté royal et selon la procédure mise en place par chacune. Des informations complémentaires sont disponibles sur le site internet de chacune des autorités compétentes.

6. Traitement de données

Tout traitement de données à caractère personnel à la suite d’un signalement sera effectué conformément au règlement (UE) 2016/679, à la directive (UE) 2016/680 et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel. Pour le surplus, la politique complète relative à la vie privée est disponible via le lien suivant

7. Modification de la politique

L’entreprise se réserve le droit de modifier la présente politique unilatéralement et à tout moment. La version la plus récente de la politique lanceurs d’alerte sera toujours disponible sur le site de l’entreprise.

Version décembre 2023